Elektronik Posta(e-Mail) Yazışmalarında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Nelerdir?



·        MAİL İÇİN KONU BAŞLIĞI(SUBJECT KISMI)
 

·        İleti içeriğine uygun olacak şekilde bir konu başlığı belirlenmelidir. Bu başlık ileti içeriğini özetlemelidir. Ortalama 3-4 kelimeden oluşması yeterlidir.
 

·        Doğru başlık arşivden mail bulmaya da yardımcı olmaktadır(geçmiş mailleri aramak).
 

·        Her kelimenin baş harfi büyük olacak şekilde yazılmalıdır.
 

·        Cümlenin sonuna "Hakkında" anlamına gelen "Hk." kısaltması eklenmelidir. Örnek bir cümle; "Yarın Yapılacak Olan Strateji Toplantısı Hk."
 

·        Başlıkta sürekli olarak "Acil", "Kritik", "İnanılmaz Önemli" gibi ifadeler kullanmak, karşı taraftaki muhatapların her mailde aynı ifadeleri görmesini ve bunun da bir süre sonra kişilerin hissizleşmesine ve konuyu normal olarak algılamasına dönüşecektir. Ve gün sonunda gerçekten çok acil bir iş geldiği vakitte insanlar her gelen işin aciliyetine alıştığı için işi normal hızda yapacaktır. Ve bu durumda bizi olumsuz etkileyecektir.



·        MAİL GÖNDERİMİNDE ADRESLERİN SATIRLARININ ÖNEMİ(3 ADET)
 

·        Gerek Microsoft Outlook gerekse de başka mail uygulamalarında, mail göndermek için ihtiyaca göre belirlenmiş üç adres alanı bulunmaktadır. İlgili konuya ait mail atımında kişileri/paydaşları doğru alanlara yerleştirmediğimiz vakitte bir anlam karışması, bir karışıklık olması kuvvetle muhtemeldir. Mail gönderiminde kullanılan en sık terimler aşağıdaki gibidir.
 

·        From/Kimden: Mail atan kişiyi ifade eder, yani bizi ifade eder. Mail bizden bu alanda belirtilen hesaptan yola çıkarak başkalarına ulaşır.
 

·        To/Kime: Mail atılmayı gerektirecek konunun ana/esas muhatapıdır. Diğer bir ifade ediş biçimi ile mail direkt olarak bu kişiye atılmıştır(adreslenmiştir).
 

·        CC/Carbon Cop/Bilgi: Atılan mailde direkt "İlgili" sıfatı ile yer almamakla birlikte, konu hakkında bilgilenmesinin fayda sağlayacağı kişiler bu alana eklenir. Örneğin: başka departmanda  yer alan bir çalışan iş talep edildiğinde bilgisi olması için duruma göre onun ya da bizim yöneticimizi ekleyebiliriz.
 

·        BCC/Blind Carbon Copy/Bilgi(Gizli Mail): CC ve To alanında yer alan kişilere atılan mailin birebir aynısı görürler. Bu yöntemin esas özelliği ise To ve CC alanında yer alan kişiler bu kişileri göremez, lakin bu kişiler To ve CC alanında yer alan kişileri görebilir. Mailleşme icabı bazı kişilerin gizlenmesi gerekiyor ise "BCC" kısmına eklenmesi çok daha doğru olacaktır.



·        YANITLA - TÜMÜNÜ YANITLA

·        Bir mail kutusuna sahip olan bize toplu olarak atılmış bir mail geldiğinde minimum iki kat daha fazla özen göstererek mail yollamalıyız. Gelen mail ile ilgili olarak direkt bire bir görüşmek istediğimiz kişiye mail gönderdiğimizi sanabilir, yanlışlıkla yazılanları görmemesi gereken herkese yollayabiliriz. Örneğin; insan kaynaklarından haftasonu yapılacak olan gezi için mail geldiğini ve mailde bizim dışımızda 150 kişi daha olduğunu varsayalım. İş arkadaşımız olan bir kişiye gezide giyilecek kıyafet için özel bir mesaj göndereyim derken bir anda herkesin mail kutusuna düşecek giyiminizi ifade eden bir mail yollayabilirsiniz. Bu gerçekten hiçkimsenin istemeyeceği bir durumdur. :)

·        Yanıt: Tarafımıza gönderilmiş olan maile yanıt olarak göndereceğimiz maildir.

·        Tümünü Yanıtla: Tarafımıza gönderilmiş olan maile,  To ya da CC'de yer alan kişiler de dahil olacak şekilde, yanıt olarak göndereceğimiz maildir.



·        E-POSTA EKİ GÖNDERMEK
 

·        Mail göndermek istediğimiz herhangi bir kişiye ekte dosya göndermek istediğimizde, doğru dosyayı doğru kişiye gönderdiğimizden emin olmamız gerekiyor. Örneğin; tüm şirket çalışanlarının listelendiği bir Excel dosyasını göndermek yerine kişisel bir dosyanızı gönderebilirsiniz. Bu geri alınması güç olan işlem için daha sonraları kötü hissedebilirsiniz.

·        Ekte dosya ile birlikte mail gönderme konusunda bir diğer önemli kısım da mailde mesaj yer almaksızın direkt olarak ekli dosyayı göndermektir. Sadece ek gönderimi karşıdaki insanın kendisini önemsemediğini, dikkate almadığını düşündürebilir ve hali ile söz konusu iş yapılmayabilir, geç yapılabilir ya da eksik yapılabilir. Bunun yerine karşı tarafın içini ısıtan güzel bir mesaj ile kalbini kazanabilir, işleri çok daha hızlı ve sorunsuz halledebilirsiniz.



·        HER MAİLE BİR GİRİŞ İLE BAŞLANMALI
 

·        Tıpkı günlük hayatımızda olduğu gibi karşı taraf ile iletişimimizde direkt konuya girmemeli, "Merhaba", "Nasılsınız" gibi bir selamlama şekli ile maile başlanmalıdır. İnsanlar ile iletişim kurarken duruma göre, selam vermek, kendini tanımak, hal hatır sormak konuya daha güzel bir giriş olarak karşılanmaktadır. Karşı tarafa direkt olarak "Şunu yapsana!", "Şu işi yapar mısın?" demek karşı tarafı değersiz hissettirip, rahatsız edecektir. Karşı tarafa bir robot olmadığını bir insan olduğunu ve onunla tatlı dil ile konuşulması gerektiğinin farkında olduğunuzu bir kere daha hatırlatmanız gerekmektedir.

·        Mail yazımı konusunda bir diğer önemli konu da isimlere hitap şekilleri. Karşımızdaki muhatapa 40 yıllık arkadaşımız gibi bir seslenişte bulunursak bu düzeysiz bir yaklaşım olacak ve kişide "Bu ne samimiyet ya!" şeklinde düşünce oluşturacaktır. Kişi isminin sonuna mutlaka "Hanım" veyahut "Bey" eklerini eklememiz gerekmektedir.

·        Bir diğer önemli nokta ise bazen isimden cinsiyet tahmini yapmak hatalı olabilmektedir. Örneğin: Melahat, Melda, Filiz isimleri %100 kadın ismi iken "Deniz" ismi bazen kadın bazen erkek ismi olabilmektedir. Böyle bir durumda cinsiyet bildirerek(hanım, bey) mail atmak risklidir, bunun yerine isim başında "Sayın/Sevgili" eklerini hemen ardından "İsim Soyisim" şeklinde bir kullanım çok daha güvenli hitap olacaktır. Örneğin: "Sayın Deniz Yurdakul"



·        İMLA KURALLARI
 

·        Bir çalışan olarak şunu asla ama asla unutmamız gerekmektedir, biz mesaimiz içerisinde iş dünyasındayız günlük hayatta/sivil hayat olduğu gibi serbest davranamaz, istediğimiz her şekilde konuşamayız.

·        Resmiyet ve ciddiyete ne kadar yaklaşırsak o kadar rahat eder, ciddiyetsizliğe ve cıvıklığa ne kadar yaklaşırsak da o kadar sıkıntı yaşarız.

·        İş yaptıracağımız veyahut iş yapacağımız insanlar her ne kadar samimi olursak olalım, fıtrat gereği olsa gerek diye düşünüyorum karşımızda ciddi insanlar görmek isteriz. Bu ciddiyet gerek konuşma, gerek giyiniş gerekse de yazışmada olduğu gibi her alanda aranır. Ciddi, kendinden emin, resmi, net olmak bize çok daha fazla yarar sağlayacaktır.

·        Resmi iş yazışmalarımızda imla kurallarına uymamız da bir başka önemli noktadır. Sokak ağzında kullanılan küfür, argonun yanında "chat dili" diye ifade edilen özel hayatta yazışma dilini iş yaşamına taşımamalıyız. Bunu yapmamız durumunda karşı tarafta bir ağırlığımız kalmaz, kişi veyahut kişiler bizi ciddiye almazlar. Tabiri caizse ortamda laylaylom havası esecektir. Örnek hatalı kelimeler; "napıyorsun", "lan", "gelcen mi?", "nassın?"



·        YARIM YAZILMIŞ MAİL GÖNDERİMİ
 

·        Bazen yazışma hayatımızda, mailimizde anlattığımız konuyu yarım bırakarak "Gönder" butonuna bastığımız olabiliyor. Bu durum hiç şüphesiz bizim için pişmanlık, karşı taraf içinse iletişim eksikliği/anlamama ile sonuçlanacaktır.

·        Bu problemi ortadan kaldırmak için ilk önce mail başlığı ve mail içeriğini yazmalı, en son olarak da "To" kısmına göndereceğimiz mail adresini yazmalıyız.



·        YAZI BOYUTUNA ÇOK DİKKAT EDİLMELİ

·        Yazışma dilinde genellikle tamamı büyük harfler ile yazılan cümleler yüksek sesle hitap etmeyi, sinirlilik halini ifade etmektedir. Belki de karşı taraf daha kolay okusun diye bütün cümleyi büyük harfle yazacağız lakin bu durum karşımızdaki insana sinirli bir şekilde mail gönderdiğimizi düşündürebilir ve onu incitebilir.

·        Hazır cümle içerisinde "sinirli" olmak kelimesi de geçtiğine göre bu kısıma da bir değinilmesi fena olmaz. Sinirli olduğumuz bir vakitte tıpkı konuşmamak gibi mail atmamak da bizim yararımıza olacaktır. Daha sonra sakinleştiğimizde pişmanlık yaşamamız kuvvetle muhtemeldir.



·        EPOSTALAR GEÇ CEVAPLANMAMALIDIR
 

·        Geç cevap verilen epostalar önemini, değerini yitirip işin vaktinin geçmesine sebep olabilir. Elbette ki bu durum karşı taraftaki insan/insanlar için hiç hoş karşılanmayacaktır.

·        Söz konusu maile uzun bir süre dönüş yapamayacağımız bir durum söz konusu ise kişiye/kişilere telefon ile dönüş yapmamız, bilgi verip görüşmemiz çok daha sağlıklı olacaktır.



·        MAİLDE AÇIK, NET VE ANLAŞILIR OLUNMALI
 

·        Mail gereksiz yere uzun yazılmamalı, kısa, karmaşık olmayan basit cümlelere yer verilmelidir.

·        Mailimiz uzun olacaksa da en fazla 3 paragraf olacak şekilde yazılmalıdır.

·        Noktalama işaretlerine, cümlenin anlam karmaşası yaşatacak, yanlış anlamlar çıkarılabilecek şekilde hatalı yazılmamasına dikkat edilmelidir.

·        Karşı taraftan bir revize, bir iş talep ediyor isek düz yazı şeklinde değil de maddeler halinde yazarak ifade etmeye çalışılmalıdır. Örneğin; *Sunucuları kapatalım * Mail hesaplarını silelim * 10 adet Windows 7 bilgisayar kuralım



·        MAİL İMZASI ÖNEMLİDİR

·        Göndermiş olduğumuz mail içerisinde yazının sonunda mutlaka son derece kısa ve basit de olsa bir imzamızın olması önemlidir.

·        İmza içerisinde çok fazla, gereksiz bilgi/detay barındırmak rahatsız edici olabilir. İmzada genellikle büyük harf ile başlayan isim, komple büyük harf ile yazılan bir soyisim, ünvan, bölüm/birim, telefon ya da mail adresi yeterli olacaktır. Soyadının komple büyük harf ile yazılmasının nedeni herhangi bir kişi karışıklığına sebep olmayı önlemektir.



“Elektronik Posta(e-Mail) Yazışmalarında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Nelerdir?” yazısı bu kadardı, sorularınızı site üzerinden ya da sosyal medya yolu ile iletebilirsiniz. Teşekkür ederim. 😊


Yorumlar

En Çok Okunanlar

How To Fix Microsoft Visual Studio Code Unins000.exe Error?

Windows İşletim Sisteminde Versiyon ile Sürüm Arasındaki Fark Nedir?

Windows’da Bilgisayar Domaine Nasıl Alınır?